Tietosuojaseloste

EU:n tietosuoja-asetus 13 artikla (2016/679)
Laatimispäivä: 8.8.2023

1. Rekisterinpitäjä

Seppälän Koulukuvat Oy
Vasaratie 2 A, 65350 Vaasa
puhelinnumero: 0201 133 300
sähköposti: asiakaspalvelu@koulukuvat.com

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Antero Katajamäki
Vasaratie 2 A, 65350 Vaasa
puhelinnumero: 0201 133 300
sähköposti: antero.katajamaki@koulukuvat.com

3. Rekisterin nimi

KuvaSeppälä-yhtiöt Oy:n asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin pääasiallinen käyttötarkoitus on asiakassuhteiden hallinta, hoitaminen ja ylläpito. Rekisterissä olevia henkilötietoja käytetään palveluiden tuottamiseen ja toteuttamiseen asiakkaille, asiakkaiden suuntaan tapahtuvaan viestintään, palveluiden laskuttamiseen ja maksujen keräämiseen ja perimiseen asiakkailta ja mainonnan ja/tai suoramarkkinoinnin kohdistamiseen. Tietoja säilytetään asiakassuhteen hoitamisen ja liiketoiminnan kehittämisen kannalta tarpeellisen ajan, jonka jälkeen ne poistetaan. Rekisteri on KuvaSeppälä-yhtiöt Oy:n 100 % omistamien tytäryritysten Seppälän Koulukuvat Oy:n ja Frendikuva Oy:n yhteiskäytössä.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää seuraavia tietoja: henkilön nimi, asiakastiliin liitetyt valokuvat, sähköpostiosoite, matkapuhelinnumero, henkilötunnus (vain Suomen Lukiolaisten Liiton korttitilauksen yhteydessä), ostohistoria, maksukortin tiedot (palveluntarjoajalla Visma Payments Oy:lla), tilaukset, laskut, toimitukset, yhteysloki (yhteysloki puheluista sekä puheluiden tallenteet operaattorilla).

Tietojen julkisuus ja salassapidettävyys:

Tietoja säilytetään ja käsitellään luokituksen ”luottamuksellinen” mukaisesti. Maksukortin tietojen osalta luokitus on "erittäin luottamuksellinen" ja tietoja käsittelee vain palveluntarjoaja Visma Payments Oy.

Tietoja yhdistetään seuraaviin ulkopuolisiin rekistereihin:

• B2 Impact (laskujen perintä),
• Link Mobility (tekstiviestiliikenne),
• MailJet (sähköpostiliikenne) ,
• Questback (asiakastyytyväisyyskyselyt),
• Suomen Lukiolaisten Liitto (vain opiskelijakorttitilauksen yhteydessä),

Säilytämme henkilötietojasi palveluissamme seuraavasti:

• Säilytämme perustietojasi ja yleisiä asiakkuuteesi liittyviä tietoja, asiakassuhteen hoitoon liittyviä tietoja, antamiasi suostumuksia ja kieltoja ja asiakasluokittelutietoja asiakkuutesi ajan.
• Asiakkuutesi päättyminen vaikuttaa kuvien säilytysaikaan. Säilytämme kuvia 10 vuotta kuvaushetkestä lähtien. Ilmoitamme tästä sähköpostitse asiakkaalle etukäteen ennen säilytysajan päättymistä. Tämän jälkeen tietosi poistetaan järjestelmästä kuuden kuukauden kuluessa.
• Asiakkaana sinulla on myös aina oikeus pyytää päättämään heti asiakkuutesi. Tällöin tietosi poistetaan järjestelmästä kuuden kuukauden kuluessa, mikäli sinulla ei ole avoimia laskuja! Avoimet laskut tulee hoitaa ennen kuin asiakastiedot voidaan poistaa.
• Säilytämme kirjanpitoon liittyvän aineistomme (esimerkiksi ostot ja korvaukset) kirjanpitolain mukaisesti kuluvan vuoden ja sitä seuraavat kuusi vuotta.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot kerätään asiakassuhteen perustamisen yhteydessä rekisteröidyltä henkilöltä itseltään tai hänen huoltajaltaan.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Suomen Lukiolaisten Liitto (vain opiskelijakorttitilauksen yhteydessä). Kuvatuilla oppilaitoksilla ja muilla yksiköillä on oikeus käyttää Seppälän Koulukuvien toimittamaa arkistomateriaalia omissa järjestelmissään (esim. Wilmassa). Kaveri-, ryhmä- ja koko koulun kuvat toimitetaan kuvissa esiintyvien henkilöiden koteihin asiakkaiden tekemien tilausten mukaisesti.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Ei siirretä.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto: Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa ja vartioidussa tilassa.
B. Sähköisesti käsiteltävät tiedot: Työntekijöille annetaan käyttöoikeuksia asiakasrekistereihin vain siinä laajuudessa kuin kunkin työtehtävät sitä edellyttävät. Järjestelmän käyttö vaatii henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan. Työntekijöitä koskee salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu myös työsuhteen päättymisen jälkeen.

10. Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa henkilörekisteriin talletetut tietonsa. Tarkastaminen tehdään kuvakaupassa osoitteessa https://seppalankoulukuvat.fi tai lähettämällä tietojen tarkastusta koskeva sähköposti osoitteeseen asiakaspalvelu@koulukuvat.com.

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on mahdollisuus korjata itseään koskevat tiedot. Korjaaminen tehdään kuvakaupassa osoitteessa https://seppalankoulukuvat.fi.

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa itseään koskevien tietojen käyttöä markkinointiviestintään. Rajoittaminen tehdään kuvakaupassa osoitteessa https://seppalankoulukuvat.fi.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä. Pyyntö tulee lähettää kirjallisesti yrityksen osoitteeseen tai ottamalla yhteyttä asiakaspalveluun. Seppälän Koulukuvat voi tarvittaessa vaatia pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.